መሰረታዊ የፍጆታ ማጣሪያ ስርዓትን ጀምር
በጣም የተደራጀ እና የተጠናቀቀ ብዙ የፋይናንስ መረጃ አለ እንዲሁም ቀላል የፋይል ስርዓት ይህ ስራን ዝቅ ያደርገዋል. ሁሉንም የፋይናንስ ወረቀቶችዎን በሚከተሉት ምድቦች መደምሰስ ይችላሉ:
- የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ
- ለማቆየት አስፈላጊ ሰነዶች
- የሚጣሉ ወይም የተሸረጉ ነገሮች
ቀላል ነው. የሚከፈልበት ቢዝነስ, ደረሰኝ ወይም ሰነድ መቀመጥ ያለበት, ወይም ሊወገድ የሚችል ነገር አለዎት. እነዚህን ንጥሎች እንዴት ማቀናበር እንደሚፈልጉ ለእርስዎ የሚወሰን ነው, ነገር ግን ከላይ ካለው መረጃ የተለጠፉ ሦስት ነጠላ አቃፊዎች መጠቀም ቀላል ይመስላል.
ከዚያም ደብዳቤ ሲቀበሉ ወይም ሌላ የፋይናንስ ሰነድ ሲቀበሉ, በትክክለኛው አቃፊ ውስጥ ለማስገባት ትንሽ ጊዜ ይውሰዱ. በዚህ መሰረት ሂሳቦችዎ እና አስፈላጊ ሰነዶችዎ በቀላሉ በሚገኙበት ቦታ ውስጥ ይገኛሉ. ከዚያ አቃፊዎችን በመደበኛነት አሂድ እና አስፈላጊ የሆኑትን ሰነዶች በቋሚነት ማከማቸት እና የማይፈልጉትን መልሶ ጥቅም ላይ ማዋል ይችላሉ.
አስፈላጊ ሰነዶችን ማደራጀት
ዋናው የፋይል አሰራር ስርዓትዎን በቅደም ተከተል ለማስተዳደር ጥሩ ስራ ቢሰሩ, አስፈላጊ ሆኖ እንዲቀጥል የሚፈልጉትን አስፈላጊ ነገሮች ማቀናበር ይችላሉ. በአጠቃሊይ, ሁሉንም ነገሮች በሥርዓት ሇመያዝ, አንዲንዴ የፋይል ካቢራዎችን በተናጠል አቃፊዎች መጠቀም ይችሊለ.
ሊኖሩዋቸው የሚገቡ አንዳንድ የገንዘብ ሰነዶች ምሳሌዎች:
- ታክስ ተመላሽ ይደረጋል
- የኢንሹራንስ ፖሊሲዎች
- የቤት ብድር ሰነዶች
- የኢንቨስትመንት እና ጡረታ ሒሳብ መግለጫዎች
- ዋስትናዎች ወይም የአገልግሎት ውል
ዶክመንትዎን ለምን ያህል ጊዜ መጠበቅ አለቦት
የተወሰኑ ሰነዶችን ቅጂዎች መያዝ አለብዎት, ለምን ያህል ጊዜ መያዝ አለብዎት? በአንዳንድ ሁኔታዎች አንድን ሰነድ ወይም ፎርም ለአጭር ጊዜ መያዝ አለብዎት, ሌሎች ደግሞ ለዓመታት መያዝ ይፈልጉ ይሆናል.
አንዳንድ የተለመዱ የፋይናንስ ሰነዶች እና እነሱን መጠበቅ የሚያስፈልግበት የጊዜ ርዝመት እዚህ አሉ.
- ታክስ ተመላሽ ይደረጋል. ከግብር ተመላሽዎ ጋር ሲነፃፀሩ ለሰባት አመታት እንዲቆዩ ይመከራል. IRS ተመላሾችን ለመመርመር ከፈለገ, ከገቡበት ቀን ጀምሮ, ከሶስት እስከ 6 አመታት ውስጥ ሊቆዩ ይችላሉ. ሰባት አመት ያለፉትን መመለሻዎች ይዘው መቆየት እርስዎ ምርመራ ሲደረግባቸው ህይወትዎን እንዲሸፍን ያደርጋሉ. ያ ብቻ ሳይሆን ቤትን ለመግዛት ካቀዱ ወይም ለገቢ ማስረጃ የገቢ ማረጋገጫ ማሳየት ካለብዎት ቢያንስ በጥቂት አመታት ጊዜ ውስጥ ያለው ውሂብ በጣቶችዎ ላይ መኖር ጥሩ ነው.
- የቤት ብድር ሰነዶች. ቤት በሚገዙበት ጊዜ እርስዎ በመዝጊያ መዝገቡ ላይ እና በመቶዎች በሚቆጠሩ ገፆች ላይ ስማቸውን በመፈረም ላይ ይፈርማሉ. በአጠቃላይ ትላልቅ አቃፊዎን በመዝገብዎ የተከናወኑትን ነገሮች ቅጂዎች ያገኛሉ. ከነዚህ ውስጥ ብድርን የሚገልጹ ሰነዶች, ከሪል እስቴት ኩባንያ, ከግምገማ እና ከምልመላ መረጃ እና ከሌሎችም ብዙ መረጃዎችን ያካትታል. እነዚህን ነገሮች በተደጋጋሚ መጥቀስ ባያስፈልግዎም እነዚህን ሰነዶች በቋሚነት መጠበቅ አለብዎት. ለወደፊቱ እነሱን ማመልከት ያስፈልግዎታል እና በመጨረሻ ቤቱን ሲሸጡ አንዳንድ ጠቃሚ መረጃዎችን ሊያቀርቡ ይችላሉ.
- ባንክ እና የኢንቨስትመንት አካውንት መግለጫዎች. ስለበይነመረብ አንድ ጥሩ ነገር ካለ, ባንዳንድ ጊዜ የእርስዎን የባንክ ሒሳብ እና የኢንቨስትመንት ሪፖርቶችዎን በየጊዜው ማቋረጥ ይችላሉ. ይህም እያንዳንዱን ማንኛውንም ደረሰኝ መያዝ አስፈላጊ መሆኑን ያስቀራል. ቢሆንም, የተቀበሏቸውን እያንዳንዱ ወረቀት መግለጫ መገምገም ጥሩ ነው, እና በየሩብ ዓመቱ ከሆነ, ቀጣዩ ዓረፍተ ሐሳብ እስከሚመጣ ድረስ ይጠብቋቸው. የዓመት መጨረሻ ወይም ዓመታዊ ዓረፍተ ሐሳብ ከተቀበሉ በኋላ ሁሉንም ወርሃዊ ወይም የሩብ ዓመታዊ ዓረፍተ ሐሳቦችዎ በደህና ማለፍ ይችላሉ. ይህም ምን ያህል የወረቀት ወረቀቶች ያስወግዱታል ከዚያም ሁሉንም ተጨማሪ ቅጂዎች በመስመር ላይ ወይም በፍጥነት የስልክ ጥሪ በመፍጠር ማግኘት ይችላሉ.
- ደረሰኞች እና ደረሰኞች. የዩቲሊቲንና የብድር ካርድ ሂሳቦችን በሚቀበሉበት ወቅት መረጃው በትክክል ስለመሆኑ ከተረጋገጠ በኋላ እነዚህን ለዓመታት ማቆየት ጥሩ ሃሳብ ነው. ስህተቶች ሊከሰቱ ይችላሉ እና የተሟላው ዓረፍተ ሐሳብዎ በቀላሉ የሚገኝ ከሆነ በስህተት ለመሞከር ቀላል ያደርገዋል. ተመላሽ ደረሰኝ ተመሳሳይ ነገር ነው. ማንኛቸውም ስህተቶች ለማምጣት ከባንክዎ መግለጫዎች ጋር ለማነፃፀር ረዘም ያለ ጊዜ ያስቀምጧቸው. ያ ማለት ደረሰኙ ለግብር ተግባራት ጥቅም ላይ የሚውሉ ግዢዎች ካልሆኑ ያ ማለት ነው. በዚህ ጊዜ, እነዚህ ሪፖርቶች ኦዲት በሚደረግበት ጊዜ የግብር ተመላሽዎ ልክ እንደ ሰባት አመት ያህል ደረሰኝ ማስቀመጥ ይፈልጋሉ.
መረጃዎን ደህንነቱ የተጠበቀ ማድረግ
የማንነት ስርቆት በቅርብ ዓመታት ውስጥ ትልቅ ችግር ሆኗል. ሌቦች የእርስዎን የግል እና የፋይናንስ ታሪክ እና የሂሳብ ታሪክን ለመውሰድ እና የእርስዎን ብድር ሊያበላሹ, የባንክ ሂሳቦችን ሊያጠፉ እና ሌላ ከባድ ራስ ምታት ሊሰጡዎ የሚችሉ የውሸት ማንነቶች እንዲፈጥሩ ሊጠቀሙበት ይችላሉ. ስለዚህ የፋይናንስ መረጃዎን በአግባቡ መጠቀምና ማሰናዳት በጣም አስፈላጊ ነው.
በመጀመሪያ, ለቤትዎ የወረቀት መወጫ መግዛትን ያስቡ. ሁሉም የቆዩ የፍጆታ ክፍያዎች እና ምንም እንኳን ያልተጠቀመ ብድር ካርድ በየወሩ ወደ ወራሹ እንዲገባዎ ለእርስዎ ሌቦች ዋነኛ ዒላማዎች ሊሆኑ ይችላሉ. ጥቅም ላይ ያልዋሉ ሰነዶችን በመገልበጥ አንድ ሰው አንዱን መረጃውን ለመስረቡ እድል እንዳላጠፋ እርግጠኛ መሆን ይችላሉ.
ይህም ማለት በቤት ውስጥ የሚቀመጡትን ሰነዶች በደንብ መጠበቅ አለባቸው ማለት ነው. ጎርፍ ቢመጣ ምን እንሆናለን? በካርቶን ሳጥኖቹ ውስጥ ሁሉ ነገር ሁሉ ያከማቹ? የዓመታት ውሂብ ሊጠፋ ይችላል. እሳትም ሆነ ሌሎች አደጋዎች ካሉ ተመሳሳይ ነገር ይከሰታል.
በእያንዳንዱ አጋጣሚ ላይ ሊደርሱባቸው የማይችሉ ቢሆንም, ቢያንስ ቢያንስ ጠንካራ, ጠንካራ እና ምናልባትም የእሳት አደጋ መቀመጫ ካቢኔን ወይም ሰነዶቹን በአንፃራዊነት ደህና እና ከማይችሉት እቃዎች የሚጠብቁትን መያዣ መቆጠብ ይችላሉ. ወደ መጓጓዣ መሄድ አያስፈልግዎትም, ነገር ግን ሁሉም ነገር ቁጭ ብለው በሚቀመጡ ጥቂት የድሮ ጫማ ሳጥኖች ውስጥ እንዲቀመጡ አይፈልጉም.
የተደራጀህ መሆን የአንተን ወራሾች መርዳት ይችላል
የሆነ ነገር ሲከሰት, የተደራጁ የፋይናንስ ሰነዶች ከሄዱ በኋላ ጉዳይዎን የሚከታተሉ ሰዎችን በእጅጉ ሊረዱ ይችላሉ. ይህ የእርሰዎን መኖሪያ አቋም እንዲሻገር ያደርጋል. ፍቃዱ ካለዎት, ሥራ አስኪያጁ እነዚህን ሰነዶች የት እንደሚገኙ የሚያውቅበትን ደብዳቤ መጻፍ አስፈላጊ ነው.